Où puis-je retrouver une facture fournisseur reçue ?
Les factures reçues sont disponibles dans la rubrique « Factures d’achat » de votre espace jefacture.com.
Vous pouvez ouvrir une facture pour consulter son contenu et son statut. Les différents statuts permettent notamment de savoir si une action est nécessaire de votre part.
Pour connaître les différentes étapes de traitement d’une facture, consultez la question « Je viens de recevoir une facture dans jefacture.com, que dois-je faire ? ».
Je viens de recevoir une facture dans jefacture.com, que dois-je faire ?
Lorsque vous recevez une facture dans jefacture.com, vous devez suivre les différentes étapes de traitement :
- Consultez la facture et vérifiez les informations qu’elle contient.
- Vérifiez son statut afin de savoir si une action est nécessaire. Les factures électroniques conformes sont généralement validées automatiquement par jefacture.com.
- Effectuez l’action nécessaire :
- si la facture est en attente d’approbation, vérifiez-la puis approuvez-la si elle est conforme ;
- si vous constatez une erreur ou si vous n’êtes pas d’accord avec la facture, vous pouvez la mettre en litige ou la refuser ;
- si la facture est déjà approuvée ou payée, aucune action supplémentaire n’est nécessaire.
Une fois approuvée, la facture est accessible à ECE GROUPE pour son traitement comptable et ne peut plus être modifiée.
Vous n’avez pas besoin de nous transmettre cette facture par un autre moyen.
Mon fournisseur utilise une autre plateforme de facturation électronique, est-ce un problème ?
Votre fournisseur n’a pas besoin d’utiliser jefacture.com.
Les différentes plateformes de facturation électronique peuvent communiquer entre elles. Votre fournisseur pourra donc vous transmettre sa facture électronique depuis la plateforme qu’il utilise, et celle-ci pourra être reçue dans votre espace jefacture.com
Mon fournisseur indique avoir envoyé une facture, mais je ne la vois pas dans jefacture.com : que faire ?
Vérifiez avec votre fournisseur qu’il a bien utilisé les informations d’adressage de votre entreprise pour transmettre la facture. Par défaut, le code d’adressage correspond au SIREN de votre entreprise.
Si les informations sont correctes mais que la facture n’apparaît toujours pas dans votre espace jefacture.com, contactez ECE GROUPE afin que nous puissions vérifier la situation.
Mon fournisseur m'envoie encore ses factures par e-mail, que dois-je faire ?
Si votre fournisseur vous envoie encore une facture au format PDF par e-mail, vous pouvez lui demander de vérifier les modalités d’envoi de ses factures électroniques.
En attendant, vous devez continuer à déposer la facture par le moyen que vous utilisez habituellement pour la transmettre à ECE GROUPE (application ECE GROUPE / MyCompanyFiles, MEG, Dext, etc.).
Il ne faut pas déposer directement la facture dans jefacture.com, car ce mode de dépôt entraîne une facturation supplémentaire, calculée en fonction du volume de factures déposées.
J’ai reçu une facture comportant une erreur ou avec laquelle je ne suis pas d’accord, que dois-je faire ?
Si vous constatez une erreur ou si vous n’êtes pas d’accord avec la facture, vous pouvez la mettre en litige ou la refuser depuis votre espace jefacture.com.
Vous ne pouvez pas modifier directement une facture électronique reçue dans jefacture.com.
Vous devez également contacter votre fournisseur afin qu’il puisse, selon la situation, corriger ou annuler la facture et vous transmettre un nouveau document.
Que faire si je reçois une facture en doublon ?
Si vous recevez deux fois la même facture, ne la validez pas ou ne l’approuvez pas une seconde fois.
Vérifiez qu’il s’agit bien du même document (fournisseur, numéro de facture, date et montant). En cas de doute, contactez ECE GROUPE avant toute action afin d’éviter un double traitement comptable.
Combien de temps mes factures restent-elles disponibles dans jefacture.com ?
Vos factures sont conservées dans jefacture.com dans le cadre d’un archivage à valeur probante, pendant la durée légale de conservation de 10 ans.
Vous n’avez donc pas besoin de conserver une copie supplémentaire de vos factures pour respecter vos obligations de conservation.
Vous pouvez toutefois consulter et télécharger vos factures au format PDF à tout moment depuis votre espace jefacture.com.
Suis-je informé lorsque de nouvelles factures sont disponibles ?
Oui. Vous pouvez activer des notifications depuis votre espace jefacture.com afin de recevoir une alerte récapitulant les factures en attente d’action de votre part.
Pour les activer, cliquez sur le nom de votre société en haut à droite, puis sélectionnez « Gérer mon compte ». Vous pourrez ensuite choisir la fréquence des notifications : hebdomadaire, mensuelle ou un jour précis de la semaine.
Est-il possible de payer mes factures fournisseurs depuis jefacture.com ?
Oui, jefacture.com propose un module de paiement permettant de régler vos factures fournisseurs directement depuis la plateforme.
Vous pouvez notamment effectuer des paiements unitaires, groupés ou programmés, en utilisant un compte de paiement relié à votre espace jefacture.com.
Cette fonctionnalité nécessite un abonnement spécifique entraînant un coût supplémentaire. Si vous souhaitez mettre en place cette fonctionnalité, contactez ECE GROUPE afin que nous puissions vous présenter les modalités et les conditions tarifaires.
Dois-je encore envoyer mes factures fournisseurs à ECE GROUPE ?
Toutes les factures reçues dans votre espace jefacture.com sont automatiquement accessibles à ECE GROUPE. Il n’est donc pas nécessaire de nous les transmettre une seconde fois.
En revanche, si vous recevez encore certaines factures par e-mail ou au format papier, vous devez continuer à les transmettre à ECE GROUPE par le moyen que vous utilisez habituellement.
Si vous utilisez déjà un logiciel de facturation compatible avec la réforme de la facturation électronique, vous pouvez continuer à l’utiliser. La transmission des factures électroniques s’effectuera selon les modalités prévues par votre solution et les connexions mises en place avec jefacture.com.
