CONDITIONS GÉNÉRALES

1- Domaine d’application

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le professionnel de l’expertise comptable¹ et son client.

¹ Professionnel de l’expertise comptable : Ce terme désigne les experts-comptables et les salariés autorisés à exercer la profession d’expertise comptable aux termes de l’article 83 ter ou 83 quater de l’ordonnance du 19 septembre 1945.

2- Définition de la mission

Les travaux incombant au professionnel de l’expertise comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.

Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.

3- Durée de la mission

Les missions sont confiées pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par acte extrajudiciaire, trois mois avant la date de clôture de l’exercice.

Le client ne peut interrompre la mission en cours qu’après en avoir informé l’expert-comptable, par lettre recommandée avec accusé de réception, trois mois avant la date d’effet de la rupture et sous réserve de lui régler les honoraires dus pour les travaux déjà effectués, augmentés d’une indemnité égale à 25 % des honoraires convenus pour l’exercice en cours.

En cas de manquement à ses obligations ou de faute grave de l’une des parties, l’autre partie a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 5, 6 et 7 suivants demeurent applicables.

4- Obligations du professionnel de l’expertise comptable

Le professionnel de l’expertise comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable, intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.

Le professionnel de l’expertise comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client.

L’engagement du membre de l’Ordre se concrétise par la production des informations, documents et données définis dans le contrat de mission.

A l’achèvement de sa mission, le professionnel de l’expertise comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission.

5- Secret professionnel

Le professionnel de l’expertise comptable est tenu :

• Au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du code pénal ;
• À une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Les documents établis par le professionnel de l’expertise comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales, sociales, bancaires et OGA).
• Par exception au précédent paragraphe, le client accepte par les présentes l’envoi de ses comptes annuels par le cabinet vers la banque de France et ses partenaires bancaires sauf avis contraire formalisé.

6- Obligations du client

Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance du professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage :

• A mettre à la disposition du professionnel de l’expertise comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;
• (Le cas échéant), A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives (annexe) ;
• A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention du professionnel de l’expertise comptable figurant dans la lettre de mission,
• A porter à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;
• A confirmer par écrit, si le professionnel de l’expertise comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;
• A vérifier que les états et documents produits par le professionnel de l’expertise comptable sont conformes aux demandes exprimées et informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.
• A fournir au professionnel de l’expertise comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :
  1. Dans le cadre de l’obligation d’identification du client :
     • Si le client est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie, obtention d’un justificatif de domicile et le cas échéant, obtention d’informations sur les revenus ou autres ressources et sur les principaux éléments de patrimoine ;
     • Si le client est une personne morale, obtention de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social et l’identité des associés et dirigeants et pour chacun des dirigeants un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie.
  2. Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif :
     • Obtention de l’identité du bénéficiaire effectif de la mission et des éléments justifiant cette déclaration ; obtention d’un justificatif de domicile. Le cas échéant, obtention d’informations sur les revenus ou autres ressources et sur les principaux éléments de patrimoine ;
     • Composition et répartition du capital ;
     • Identité des membres des organes de direction et d’administration ;

• • • Si une ou plusieurs personnes morales détiennent un poste de direction ou d’administration de l’entité, obtenir les mêmes informations.

Ces informations et documents d’identification devront être tenus à jour régulièrement.

Le client reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur. Le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.

Conformément aux prescriptions légales, le client doit prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble de la comptabilité et des documents produits par le professionnel de l’expertise comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.

Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.

D’une façon générale, le client doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

7- Honoraires

Le professionnel de l’expertise comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours. Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement. Lors de la tacite reconduction annuelle de la mission, les honoraires seront indexés sur l’indice des prix de production des services français aux entreprises françaises (BtoB) − CPF 69.20 − Services comptables, d’audits, et de conseil fiscal publié par l’INSEE.

Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :

• Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ;
• En cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ;
• En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ;
• Le taux d’intérêt de ces pénalités ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire. (Article L441-6 modifié du Code de Commerce).

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.

Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et devra être motivée. Ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.

Le non-paiement des honoraires pourra entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.

En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client.

En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client et sur la base d’un devis préalablement accepté.

En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.

8- Responsabilité

En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l’expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 3 ans et ce à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.

La responsabilité civile du membre de l’Ordre pouvant résulter de l’exercice de ses missions fait l’objet d’une assurance obligatoire.

Tout événement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable.

La responsabilité du professionnel de l’expertise comptable ne peut en aucun cas être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence :

• d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou ses salariés ;
• du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire au professionnel de l’expertise comptable ;
• des fautes commises par des tiers intervenant chez le client.

En cas de faute commise par l’expert comptable, les demandes de réparations doivent être introduites dans les 3 mois suivants la date à laquelle le client en a eu connaissance, par courrier recommandé.

9- Conditions d’utilisation des outils mis à disposition par le cabinet et responsabilités liées

1. Propriété des logiciels et gestion de l’accès aux logiciels

Il est rappelé que la présente convention ne confère au client, aucun titre ou droit de propriété sur les logiciels et leur documentation, ceux-ci demeurant la propriété exclusive de la société éditeur du logiciel.

2. Obligations du cabinet

La communication des premiers identifiants au client relève de la responsabilité exclusive d’ECE GROUPE, notamment au niveau de l’envoi de ceux-ci à la personne responsable chez le client.

ECE GROUPE a accès aux données de ses clients et s’engage à ce titre à en conserver la plus stricte confidentialité, conformément à ses obligations professionnelles.

ECE GROUPE s’efforcera d’informer le client de toute difficulté rencontrée qui impacterait la fourniture de service de manière substantielle dès qu’elle en aura connaissance.

ECE GROUPE s’engage à mettre tout en œuvre en vue de s’assurer de la bonne exécution de l’ensemble du service décrit aux présentes. ECE GROUPE est tenu à une obligation de moyens pour l’exécution du service et s’engage à tout mettre en œuvre selon les usages de la profession.

ECE GROUPE ne pourra pas être tenue pour responsable des dommages consécutifs à /au :

• Une inexécution ou une mauvaise exécution du client des obligations à sa charge au titre de la présente convention ;
• Une mauvaise utilisation des logiciels par le client ;
• De la performance économique des logiciels et des résultats de leur utilisation ;
• Des dommages causés à des biens distincts des Logiciels ;
• De l’adéquation des logiciels aux besoins du client ;
• De la qualité de la liaison Internet du client ou de l ‘altération des informations ou des données à l’occasion du transfert.

Un dysfonctionnement des Logiciels qui :

• Serait causé par des modifications apportées aux logiciels ou aux matériels fonctionnant avec les Logiciels, par le client ou tout tiers non habilité par l’éditeur du logiciel ;
• Ferait suite à un refus du client de mettre en œuvre des corrections, révisions et/ou mises à jour et/ou solution de contournement relativement aux logiciels pour mettre fin aux dysfonctionnements ou éviter leur génération.

ECE GROUPE se réserve le droit de suspendre à tout moment l’accès au service et à son contenu en cas d’utilisation frauduleuse ou de tentative d’utilisation frauduleuse de cet accès.

3. Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas utiliser le webservice de façon abusive, ni d’aider une tierce personne à le faire. Par exemple, l’utilisateur s’engage à ne pas entreprendre les actions suivantes liées au service, ni même tenter de les entreprendre :

• Enfreindre ou contourner d’une quelque autre manière toute mesure de sécurité ou d’authentification ;
• Perturber ou interrompre l’accès d’un utilisateur, y compris, entre autres, envoyer un virus, surcharger, inonder de données, envoyer des spams,ou bombarder d’e-mails toute partie au service ;
• Envoyer des informations modifiées, trompeuses ou fausses d’identification de la source, y compris via des méthodes d’usurpation ou de « phishing » ;
• Publier ou partager du contenu obscène, pornographique, ou contenant des actes de violence extrême ;
• Inciter au sectarisme ou à la haine envers une personne ou un groupe de personnes en raison de leur religion, de leur origine ethnique, de leur sexe, de leur identité de genre, de leur orientation sexuelle, d’un handicap ou d’une incapacité ;
• Enfreindre la législation de quelque manière que ce soit, notamment en stockant, en publiant ou en partageant des contenus frauduleux, diffamatoires ou trompeurs ;
• Porter atteinte à la vie privée ou aux droits d’autrui.

Préalablement à la signature du contrat, le client reconnaît avoir été en mesure d’évaluer les capacités du logiciel et ses spécificités, notamment techniques, ainsi que les services applicatifs l’adéquation du logiciel et services applicatifs à ses besoins propres et, la configuration technique également définie par l’éditeur du logiciel et ce faisant l’adaptabilité et la compatibilité du logiciel et/ou des services applicatifs à son système informatique.

Par ailleurs, le client déclare avoir pris connaissance de la nécessité de souscrire un accès à un réseau de télécommunications non compris dans le logiciel et le cas échéant et les services applicatifs auprès d’un opérateur de télécommunications selon ses seuls choix et responsabilités.

Le client s’engage à conserver le caractère confidentiel des identifiants et est seul responsable de la préservation de leur caractère secret. Il devra s’assurer qu’aucune personne non autorisée n’ait accès au logiciel et/ou aux services applicatifs. De manière générale, l’utilisation des identifiants et la préservation de leur caractère secret relèvent de la responsabilité exclusive du client. Ainsi, toute perte ou divulgation involontaire d’élément susceptible de permettre à un tiers de prendre connaissance de tout ou partie des identifiants doit être immédiatement signalée par écrit à ECE GROUPE.

Le client sera seul responsable des conséquences liées à la gestion de ses identifiants. Dans l’hypothèse où il aurait connaissance d’un accès par une personne non autorisée, le client informera sans délai ECE GROUPE du détournement ou de l’utilisation frauduleuse de son code d’accès et le confirmera par lettre recommandé avec accusé de réception.

10- Gestion des données à caractère personnel

Chaque partie s’engage à collecter et à traiter toutes les données personnelles en conformité avec les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 (« Règlement Général sur la Protection des Données » ou « RGPD ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le traitement, la collecte et le transfert des données à caractère personnel par le cabinet auront pour finalités l’exécution et le suivi de la mission, de la relation client et la gestion informatique des données. Ces données ne font pas l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.

Le client consent, par la présente, aux dits traitements et transferts. Il confirme avoir obtenu, le cas échéant, tous les consentements nécessaires des personnes concernées par les données. Celles-ci bénéficient d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition, dans les conditions établies par la loi. Ces droits peuvent être exercés en envoyant une lettre recommandé avec accusé de réception à l’adresse suivante : ECE GROUPE, 38 Rue Aristide Briand, 77100 Meaux.

Dans le cadre de sa mission le cabinet intervient soit en qualité de responsable conjoint soit de sous-traitant du client.

Le cabinet en qualité de responsable conjoint, s’engage à :

• Communiquer au client la survenance de toute faille de sécurité ayant des conséquences directes ou indirectes sur le traitement, ainsi que toute plainte qui lui serait adressée par tout individu concerné par le traitement des données réalisé au cours de la mission. Cette communication devra être effectuée dans les plus brefs délais après la découverte de la faille de sécurité ou suite à la réception d’une plainte. Le client se chargera de la notification éventuelle à l’autorité de contrôle et à la personne concernée.

Le client et le cabinet s’engagent à :

• Tout mettre en œuvre pour préserver la sécurité des informations et les protéger de toutes altérations, diffusion, perte accidentelle, etc… Notamment en mettant en place des moyens techniques et organisationnelles nécessaires à la garantie de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données.

Le cabinet en qualité de sous-traitant agit uniquement sur demande du client et s’engage à :

• Traiter les données conformément aux instructions du client et dans la ou les seule (s) finalité(s) figurant dans les missions portées par la sous-traitance.
• Informer le client avant le traitement des données de ses obligations dans le cas d’un transfert des données vers un pays tiers ou une organisation internationale.
• Garantir la confidentialité des données traitées dans le cadre de sa mission et doit veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
• Communiquer au client toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais, après en avoir pris connaissance, par tout moyen permettant d’en accuser réception, en joignant à la notification toute documentation utile permettant au client, si nécessaire, de notifier cette violation à la CNIL.
• Assister le client pour réaliser l’analyse d’impact et/ou de consultation préalable de la CNIL et doit assister le client, dans la mesure du possible, pour remplir son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées et transmettre au client, dès réception, toute demande d’exercice de ses droits par une personne concernée.
• Mettre à la disposition du client la documentation nécessaire afin de démontrer le respect de toutes ses obligations au titre de la réglementation applicable et de permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le client ou tout tiers que le client aura mandaté à cette fin, en apportant toute sa collaboration.
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles garantissant la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, ainsi que les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ainsi que la procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
• En cas de recours à la sous-traitance, lesdits sous-traitants seront tenus de respecter les obligations prévues par les présentes et dans les lettres de mission. Le cabinet s’engage à s’assurer que ses sous-traitants présentent les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la réglementation applicable. Le cabinet est responsable à l’égard du client de l’exécution par ses sous-traitants de leurs obligations.

Si le cabinet intervient en qualité de sous-traitant du client :

Le client autorise, par les présentes, le cabinet à recourir à des sous-traitants pour la réalisation de sa mission, le cabinet devra informer le client, préalablement et par écrit, de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement de sous-traitants, en indiquant clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le client a un délai d’un 1 mois à compter de la date de réception de cette information pour émettre une objection, dans le cas contraire le changement sera considéré comme accepté par le client.

11- Différends, droit applicable et attribution de compétence

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le professionnel de l’expertise comptable et son client seront portés, avant toute action judiciaire, devant le Président du Conseil régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.

« Tous les litiges auxquels le contrat pourra donner lieu, notamment au sujet de validité, de son interprétation, de son exécution et de sa réalisation, seront soumis au tribunaux de la juridiction compétente ».

12- Acceptation des conditions générales d’intervention

Le client reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention.