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Note d’information n°1

Registre unique du personnel

Tout employeur est dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel mais de quoi s’agit-il ?

Le registre unique du personnel est un document qui centralise des informations sur les salariés dans chaque établissement de l’entreprise et qui permet de s’assurer de la transparence des emplois. Un registre distinct doit être établi pour chaque établissement de l’entreprise.

Il doit comporter certaines mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail (article L1221-13 du Code du travail). Le registre n’a pas de forme obligatoire imposée, il peut être réalisé sous format papier ou format numérique.

❯ Quelles sont les mentions obligatoires à porter au registre ?

Le registre doit mentionner toutes les entrées et sorties des salariés de l’effectif de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile. Les mentions obligatoires doivent permettre d’identifier chaque salarié, à savoir (article L1221-13 et D1221-23 du Code du travail) :

1
L’état civil du salarié

Nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe.

2
Informations salariales

L’emploi, la qualification, les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.

3
Autorisation d'embauche ou de licenciement

Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation.

4
Autorisation de travail

Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.

5
Mentions particulières

Contrat à durée déterminée, salarié temporaire, salarié à temps partiel, apprenti ou contrat de professionnalisation.

Ces mentions doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié/stagiaire a quitté l’établissement (article R1221-26 du Code de travail).

! Cette obligation s’applique également aux stagiaires présents dans l’entreprise ainsi qu’aux personnes volontaires en service civique accueillies dans l’entreprise. Il est à noter que les copies des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée pour les travailleurs étrangers doivent également être annexés au registre

Quels risques sont encourus en cas de non-respect ?

En cas de contrôle de l’inspection du travail, le contrôleur va systématiquement demander à consulter le registre unique du personnel, il s’agit généralement du premier document qu’il demande. Si vous ne pouvez pas présenter ce registre ou si celui-ci est incomplet ou erroné, vous risquez d’être condamné au paiement d’une amende prévue pour les contraventions de la 4ème classe (750€), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Par conséquent, si vous avez un effectif de 10 salariés dans votre établissement et que vous ne tenez pas de registre, vous pouvez être condamné à payer une amende totale de 7 500 euros en cas de contrôle. En outre, vous pouvez également être condamné au titre du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de l’inspecteur du travail. Celui-ci pourra dresser un procès-verbal actant ce délit et le communiquer au Parquet aux fins de poursuite devant le Tribunal Correctionnel. Vous risquez donc des sanctions d’ordre pécuniaire et d’ordre pénal.

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