Note d’information n°7

Publiée le 25 aout 2023

Avantage en nature véhicule

❯ Qu’est-ce qu’un véhicule de fonction ?

Il s’agit d’un véhicule acheté ou loué par l’employeur, affecté à un collaborateur en particulier, qui peut en avoir un usage privé notamment sur les week-ends et jours de congés en plus d’un usage professionnel.

❯ Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

L’avantage en nature permet au salarié d’économiser sur des coûts qu’il aurait dû normalement supporter. Il s’agit souvent de services fournis aux salariés soit gratuitement, soit en contrepartie d’une participation du salarié inférieure à la valeur réelle de la prestation.

❯ Dans quelles conditions le salarié doit-il être soumis à un avantage en nature véhicule ?

Lorsque le salarié bénéficie d’un véhicule de fonction qu’il utilise à des fins professionnelles et personnelles ; l’utilisation privée constitue un avantage en nature qui doit être soumis aux cotisations sociales. Le véhicule doit être mis à disposition du salarié de façon permanente.

Il y a mise à disposition du véhicule à titre permanent chaque fois que les circonstances de fait permettent au salarié d’utiliser un véhicule professionnel à titre privé (en dehors du temps de travail et notamment les week-ends, jours fériés et jours de congés).

❯ Dans quels cas l’avantage en nature n’est pas retenu ?

Si l’utilisation du véhicule est limitée à une utilisation strictement professionnelle, l’avantage en nature ne sera pas retenu. Il en est de même lorsque le salarié est tenu de restituer à l’employeur le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés et aussi lorsque le salarié a l’interdiction de l’utiliser pendant le repos hebdomadaire et les périodes de congés. Le véhicule sera alors désigné sous l’appellation de « véhicule de service ».

Attention, l’avantage en nature ne sera pas non plus retenu si le contrat de travail stipule que le salarié dispose d’un véhicule de fonction à des fins professionnelles uniquement. Cela s’applique même si l’employeur tolère que le salarié utilise ce véhicule à des fins personnelles notamment lors du trajet domicile/lieu de travail.

❯ Le salarié doit-il restituer le véhicule de fonction pendant la suspension de son contrat de travail ?

Sauf stipulation contraire, le salarié doit conserver le véhicule de fonction pendant la période de suspension du contrat. Cependant, il est possible de prévoir les cas de restitution du véhicule de fonction en cas de suspension du contrat de travail (ex: arrêt de travail).

❯ Accident avec un véhicule de fonction : qui doit payer les réparations ?

Dès lors que le salarié endommage le véhicule de fonction, les réparations sont à la charge de l’employeur (accident, bris de glace, réparations, etc…). L’employeur n’a pas le droit de demander au salarié de payer ou de lui refacturer les réparations, il s’agit d’une sanction pécuniaire interdite (article L1331-2 du Code du travail). Il existe une exception à ce principe : la faute lourde.

En effet, si le salarié a intentionnellement voulu nuire à l’entreprise et a causé, dans ce sens, des dommages sur le véhicule, la responsabilité pécuniaire du salarié pourra être engagée. Cependant, il faudra prouver que le salarié avait l’intention de nuire à l’entreprise ce qui est très souvent difficile à établir.

❯ Quid si l’employeur souhaite supprimer la voiture de fonction ou en modifier les conditions d’utilisation ?

L’avantage en nature dont bénéficie le salarié est un élément de rémunération. Sa modification ou sa suppression requiert l’accord du salarié et entraine une modification de son contrat de travail. L’accord du salarié est nécessaire même si le véhicule de fonction n’est pas mentionné expressément dans le contrat de travail.

❯ Qui supporte les frais courants (assurance, carburant, parking, entretien) ?

Les frais d’assurance et d’entretien sont à la charge de l’employeur. Cependant, les frais de carburant et de parking sont pris en charge par l’employeur seulement si ces frais sont engagés à l’occasion d’un déplacement professionnel et rentrent donc dans le cadre des frais professionnels. Les frais de péage et de parking exposés à titre personnel restent à la charge du salarié.

❯ A quel moment le salarié doit-il restituer le véhicule en cas de rupture du contrat ?

En cas de rupture du contrat de travail, le salarié doit restituer le véhicule de fonction au terme du contrat, soit au dernier jour de travail, préavis inclus. A ce titre, l’employeur ne peut pas demander au salarié de rendre le véhicule de fonction pendant la durée du préavis (en cas de licenciement ou démission) et ce même s’il a dispensé le salarié d’effectuer son préavis.

Le salarié devra toucher sa rémunération habituelle pendant le préavis, avantage en nature inclus. Seule exception : si le salarié demande à être dispensé de préavis et que cette demande est acceptée par l’employeur, ce dernier peut cesser d’assurer le bénéfice des avantages en nature et cesser de verser le salaire correspondant.

❯ Selon quelle évaluation, l’avantage en nature doit-il être calculé ?

L’employeur a deux possibilités pour évaluer l’avantage en nature :

• En se basant sur les dépenses réellement engagées (dans la limite de l’évaluation forfaitaire),
• En se basant sur une évaluation forfaitaire.

Lorsque l’employeur ne peut pas apporter la preuve des dépenses réellement engagées, l’avantage doit être évalué d’après les évaluations forfaitaires. Il est précisé que l’employeur bénéficie d’un droit d’option. En effet, si au cours de l’année il a pratiqué l’évaluation au réel, il peut revoir cette option en fin d’année et appliquer l’évaluation forfaitaire l’année suivante.

Un tableau récapitulatif des modalités d’évaluation est disponible depuis le lien ci-contre.